Le logiciel Health Reimbursement Arrangements Administration (HRA) simplifie la mise en œuvre du plan de soins de santé d’une entreprise. Je parie que vous ne pensiez pas que la santé et une simple couverture pouvaient aller de pair dans la même phrase, n’est-ce pas ? Vous pouvez respirer à l’aise en sachant que vous avez des experts dans votre coin qui travaillent dur pour gérer votre plan HRA. Lorsque vous dirigez une entreprise, vous devenez un pro pour savoir ce qu’il faut garder et ce qu’il faut externaliser. Donc, lorsque vous considérez vos options de couverture santé, demandez-vous – ai-je besoin d’un fournisseur HRA ?
Ai-je besoin d’un fournisseur de logiciel HRA ?
Qu’est-ce que l’HRA ?
Un régime d’indemnisation des frais de santé est une solution d’avantages sociaux qui indemnise les employés pour les dépenses liées à la santé. Depuis que l’IRS a approuvé pour la première fois les HRA en 2002, de nombreuses entreprises se sont éloignées des régimes d’assurance maladie traditionnels au profit des HRA pour quelques raisons importantes.
- Il y a des avantages fiscaux. Parce que les employeurs peuvent déduire ces remboursements d’impôts, les employés peuvent bénéficier d’un remboursement de soins de santé déductible d’impôt.
- Les dépenses sont flexibles. Avec un HRA, l’employeur détermine l’indemnité et l’employé dépose des demandes de remboursement de frais médicaux admissibles. Les HRA ne sont pas préfinancés, ce qui rend les dépenses de santé plus flexibles.
- La conformité à la HRA est hautement réglementée. Les administrateurs du programme HRA sont tenus de se tenir au courant de la conformité à la politique. Cela garantit aux employés que leurs demandes de remboursement sont examinées par rapport aux directives légales préétablies.
- Il y a moins de déchets partout. Étant donné que les employés peuvent utiliser les fonds HRA à leur discrétion (tant que les réclamations sont proportionnelles aux dépenses médicales admissibles), les employés et les employeurs bénéficient d’une réduction du montant d’argent gaspillé en soins de santé.
Bien qu’il existe quelques types d’HRA, deux arrangements sont les plus courants :
QSEHRA (employeur qualifié de petite entreprise HRA)
QSEHRA est un arrangement conçu spécifiquement pour les petites entreprises et les organisations à but non lucratif de moins de 50 employés. Lorsqu’une entreprise propose QSEHRA, elle peut également ne pas fournir de couverture d’assurance maladie à ses employés. Cependant, cela permet à leurs employés de se qualifier pour le remboursement des soins de santé approuvés.
Tout ce que vous devez savoir sur QSEHRA.
ICHRA (Couverture unique HRA)
D’autre part, l’ICHRA est disponible pour les employeurs de toutes tailles et permet à leurs employés de déposer des demandes de remboursement des primes d’assurance maladie approuvées et des frais de soins de santé supplémentaires.
Tout ce que vous devez savoir sur l’ICHRA.
Consultez ceci si vous avez besoin de plus d’informations pour déterminer si un HRA convient à votre entreprise !
Bien que chaque entreprise puisse définir ses propres conditions HRA, les employés peuvent généralement demander une indemnisation pour :
- Diagnostics médicaux, traitements, traitements et prévention
- Produits de soins personnels
- Les primes d’assurance maladie
- Services de soins de longue durée admissibles
- Et beaucoup plus
Pour une liste complète des dépenses approuvées, consultez cet article.
Qu’est-ce qu’un fournisseur de logiciels HRA ?
En raison de la marge d’erreur élevée lors de la gestion de votre plan HRA, de nombreuses entreprises ont choisi de faire appel à un fournisseur de logiciels HRA pour garantir l’exactitude et réduire le casse-tête de le faire elles-mêmes.
Le fournisseur de logiciels HRA est un guichet unique pour la configuration, la conformité, la configuration, les modifications de politique et toute la documentation relative à votre plan HRA.
Les fournisseurs du programme HRA soutiennent votre administrateur de régime en :
- Planification de la préparation. Les fournisseurs du programme HRA travaillent avec vous pour élaborer un plan qui répond à vos besoins et à ceux de vos employés. Ils envoient et collectent les documents nécessaires à la préparation de tous les employés.
- Surveiller les mouvements de fonds. Grâce au suivi automatique des fonds HRA, vous pouvez obtenir une vue réaliste des dépenses de santé de votre entreprise.
- Examinez toutes les demandes de paiement. Le fournisseur du logiciel HRA examinera toutes les demandes de paiement de vos employés. Non seulement cela garantit à vos employés un traitement rapide de leurs commandes via des notifications pratiques, mais ils peuvent également avoir l’esprit tranquille en sachant que leurs informations médicales privées ne sont examinées que via un compte sécurisé.
- Tenue des dossiers. L’IRS exige que tous les dossiers des employés soient conservés pendant sept ans. Avoir tous vos dossiers de santé au même endroit signifie que vous n’avez pas à vous soucier de savoir si vos dossiers sont complets ou à jour.
- impôts. La production de déclarations de revenus annuelles est devenue beaucoup plus facile en conservant tous vos dossiers fiscaux au même endroit, prêts à être déclarés le moment venu !
- Exigences HIPAA. Les lois HIPAA protègent tous les dossiers médicaux, il est donc important de prendre des précautions pour vous assurer d’avoir accès au code. Avec un fournisseur de logiciels HRA, les dossiers sont sécurisés et vos employés n’ont pas à s’inquiéter des fuites d’informations personnelles vers leur patron.
- Conformité aux réglementations IRS. Étant donné que les HRA sont relativement nouveaux dans le monde de la santé, l’IRS met régulièrement à jour les lois. Plutôt que de lire sans cesse la législation sur les soins de santé pour s’assurer que votre système HRA est conforme au code, les fournisseurs de logiciels HRA mettent constamment à jour leur base de données pour se tenir au courant des dernières exigences.
Avec tout ce qui implique la conformité légale, il est essentiel de trouver un fournisseur de logiciels réputé en qui vous pouvez avoir confiance pour votre gestion.
Ne vous inquiétez pas si cela vous semble accablant – l’équipe d’assistance de Take Command est là pour vous aider !
Que recherchez-vous dans votre programme HRA ?
Étant donné que la pénalité pour non-conformité aux exigences de la politique HRA est de 100 $ par personne et par jour, trouver le bon fournisseur de logiciels HRA est une tâche qui devrait impliquer des recherches approfondies.
Lors du choix du meilleur logiciel HRA pour vous, certaines considérations importantes sont :
- Garantissent-ils la conformité aux réglementations IRS ? La dernière chose que vous voulez faire est de vous en tenir à un fournisseur qui ne garantit pas une fonctionnalité mise à jour. Lorsque vous recherchez le fournisseur de logiciels qui répond le mieux à vos besoins, vous devez donner la priorité à ceux qui se mettent à jour automatiquement avec les modifications de politique.
- Le personnel est-il sympathique ? Les employés doivent pouvoir soumettre et suivre les demandes de remboursement rapidement et facilement. Il est inutile de mettre en œuvre un plan HRA si vos employés ne peuvent accéder et naviguer dans le logiciel requis qu’avec des ensembles de manuels d’utilisation de référence.
- Cela soulagera-t-il le stress? Le logiciel HRA idéal doit disposer d’un système d’assistance réactif et utile, d’un accès basé sur le cloud, fournir des notifications automatisées et permettre à votre administrateur de programme de gérer avec précision et efficacité le plan HRA de votre entreprise.
Si vous avez des questions sur la façon de vous assurer que votre programme HRA fonctionnera pour vous, n’hésitez pas à nous contacter.
Notre équipe se fera un plaisir de vous guider pas à pas tout au long du processus !
Comment trouver le meilleur logiciel de gestion HRA ?
Il est tout à fait possible de gérer votre HRA sans l’aide d’un logiciel de gestion HRA. Cependant, étant donné les maux de tête associés à la tenue des dossiers, au respect des normes de conformité et au traitement de la HIPAA, nous vous recommandons de considérer les avantages de l’utilisation du logiciel de gestion HRA.
Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion HRA, tenez compte des points suivants :
- Tenue des dossiers. Comme mentionné précédemment, l’IRS exige que tous les dossiers des employés soient conservés pendant 7 ans.
- Lois sur la confidentialité. Tous les dossiers médicaux sont protégés par HIPAA. Par conséquent, l’employeur n’est pas autorisé à administrer son propre plan HRA.
- Changements de politique fréquents. L’IRS met régulièrement à jour les politiques liées à l’administration d’un HRA. Il est essentiel de se tenir au courant des exigences de conformité pour éviter les conséquences juridiques et protéger les employés.
- Consultez cet article pour en savoir plus sur la façon de choisir le meilleur logiciel de gestion HRA pour vous !
Premiers pas avec votre logiciel de gestion HRA
Une fois que vous avez trouvé le meilleur logiciel HRA pour votre entreprise, commencer est la partie la plus simple !
Étape 1 : Concevez votre plan.
Rencontrez l’un de nos experts pour déterminer votre budget, votre date de début et qui sera éligible pour faire partie de votre équipe !
Deuxième étape : rejoignez votre équipe.
Nous communiquerons avec vos employés pour les aider dans le processus d’intégration en :
- Aidez-les à choisir le plan qui convient le mieux à leurs besoins
- Remplir et classer tous les documents nécessaires
- Donnez-leur accès à leur portail personnel
- Répondre à toutes les questions qu’ils pourraient avoir au sujet de leur plan ou de leur accès futur
Troisième étape : lancez-vous !
Une fois votre équipe rejointe, elle peut commencer à envoyer des demandes de paiement. Nous nous mettons immédiatement au travail pour examiner les demandes, conserver les dossiers et rester au courant de toutes les modifications de la réglementation IRS.
et pour toi? Nous vous enverrons régulièrement des rapports complets afin que vous puissiez conserver une vue complète de votre plan HRA tout en restant en dehors des détails.
