Ce message fait partie d’une série sponsorisée par AgentSync.
Alors que l’infrastructure d’assurance moderne permet aux assureurs d’accéder aux rapports quotidiens des licences pour les producteurs d’assurance et les experts en sinistres, beaucoup exigent encore une copie papier des licences.
Chez AgentSync, nous croyons fermement que l’exigence de copies d’une licence papier appartient au passé, pour plusieurs raisons, dont les moindres sont :
- Une licence papier prouve uniquement que le produit d’assurance ou l’expert en sinistres a été agréé en X jours – à un moment donné.
- La licence papier ne fait pas référence à des éléments tels que les violations de conformité signalées au niveau national par le produit.
- Si un producteur ne télécharge pas et n’imprime pas sa licence initiale dans les jours suivant son obtention, certains États lui factureront des frais pour la télécharger ultérieurement.
- Les options de compatibilité numérique peuvent fournir des données actuelles précises sans avoir besoin de papier !
- Les licences papier constituent un risque majeur pour les agences d’assurance, les MGA, les MGU et les transporteurs
Pourquoi une licence imprimée représente un risque pour votre agence, votre MGA, votre MGU ou votre opérateur
Les raisons ci-dessus devraient suffire – les données obsolètes, les erreurs, la désinformation ou les informations entachées présentent toutes leurs propres risques à des degrés divers. Mais, comme nous pouvons le voir, en ne vérifiant pas les données par rapport à une source de vérité telle que le registre national des producteurs d’assurance, vous vous exposez à des acteurs sans scrupules.
La triste vérité est que si la majorité des gens travaillent dans l’assurance pour tenir sa promesse de fournir un filet de sécurité aux particuliers et aux entreprises, certaines personnes travaillent avec des relations rompues. Que quelqu’un espère simplement cacher ses motivations ou son histoire, ou qu’il ait intentionnellement l’intention de tromper à des fins malveillantes, laisser entièrement aux producteurs le soin de saisir avec précision leurs informations est une occasion d’erreurs et d’actes répréhensibles.
Dans le meilleur des cas, les processus manuels conduisent les producteurs à des accidents et des erreurs, à cause d’adresses mal saisies ou de dates de naissance mal saisies. Dans le pire des cas, c’est une opportunité pour les mauvais acteurs de dissimuler leurs méfaits passés, et sans processus pour valider ces données, vous pourriez vous retrouver dans un partenariat à long terme avec quelqu’un qui a des antécédents documentés d’actes contraires à l’éthique. comportement.
Donc, si vous êtes un agent d’assurance, une agence, un MGA ou un autre partenaire de distribution dont le transporteur exige une licence papier, voici trois conseils pour vous guider dans ce qui peut être un processus très manuel.
1. Imprimez les détails des données AgentSync
Les assureurs peuvent utiliser le numéro de produit national de l’agent et extraire des données de la base de données nationale des produits d’assurance. Mais même si les processus de conformité des transporteurs n’utilisent pas ce type de processus, nous avons constaté que lorsque les agences expliquent à quel point les informations dans AgentSync sont à jour et exactes, les transporteurs peuvent autoriser les producteurs à imprimer leur résumé détaillé à utiliser dans la vérification. . Après tout, la raison pour laquelle les transporteurs commandent des copies papier est généralement de vérifier que le produit est sous licence, mais encore une fois, cela est accompli avec plus de précision avec des informations actuelles qu’en obtenant une image opportune de la licence d’origine.
Si votre opérateur est disposé à accepter une preuve d’autorisation plus explicite, vous ou votre agence pouvez imprimer vos données à partir d’AgentSync. À l’aide du bouton Afficher imprimable dans AgentSync, vous pouvez obtenir un PDF ou une impression de votre résumé quotidien des informations de licence du produit (ou du responsable) à envoyer par e-mail ou à votre opérateur s’il accepte ces données en remplacement d’une licence papier.
2. Téléchargez une copie d’image de l’état d’enregistrement et enregistrez le PDF dans AgentSync
Si votre opérateur exige une photocopie de la licence physique et n’est pas encore disposé à accepter les données validées d’AgentSync ou d’autres bases de données de sécurité, il est toujours préférable de s’y conformer.
Tous les États ont une version d’une licence papier disponible gratuitement quelques semaines après l’obtention de votre première licence ; Vous devrez peut-être en faire la demande, ou ils peuvent vous envoyer une licence papier dans quelques rares cas.
Pour ceux qui n’ont pas oublié de commander leur copie gratuite du téléchargement de la licence d’assurance papier, l’utilisation du produit frontal AgentSync ou du portail de configuration pourrait être un moyen facile d’en conserver une copie. Téléchargez simplement le PDF sur le portail en ligne et conservez-le dans l’entrepôt de pièces jointes du NIPR pour les moments où votre agence doit l’envoyer aux transporteurs.
Encore une fois, bien que les données de synchronisation quotidiennes soient beaucoup plus précises que la copie statique de la licence, certains opérateurs peuvent insister pour que leurs protocoles internes utilisent une copie papier comme source de vérification.
3. Imprimez ou téléchargez une licence d’assurance papier après coup
Si vous n’avez pas conservé de PDF de votre licence d’État initiale (nous ne vous en voulons pas) et que votre agence travaille maintenant avec un opérateur qui en a besoin, il vous reste quelques options. Les États utilisant des services basés sur l’État fourniront le PDF sans frais supplémentaires. D’autres États peuvent faire appel à des fournisseurs de services qui facturent des frais pour obtenir une copie de votre licence d’origine.
Nous avons un tour d’horizon des pays utilisant les procédures et ce à quoi vous pouvez vous attendre en ce qui concerne les coûts ici.
Ou, si vous préférez, vous pouvez utiliser l’outil NIPR pour déterminer la meilleure source d’impression ou de téléchargement d’une copie papier de vos différentes licences d’État.
Persuader les compagnies d’assurance d’arrêter de demander une licence papier
Bien qu’AgentSync puisse aider votre agence d’assurance, votre MGA ou votre MGU à stocker et à valider les informations sur les licences papier, la meilleure chose à faire est vraiment de convaincre les compagnies d’assurance de l’industrie de ne plus exiger la vérification des licences papier.
Les licences papier appartiennent au passé. La plupart des départements d’assurance de l’État n’impriment plus et n’envoient plus de copies des licences de produits ou d’experts pour une raison : il existe une meilleure façon de faire les choses. Les compagnies d’assurance doivent vérifier que le producteur ou l’expert possède une licence valide. Mais une licence papier n’est tout simplement plus la meilleure façon de faire ce travail !
Récapituler:
- Les licences papier pénalisent les producteurs ou les experts agréés dans plusieurs États en les obligeant à demander manuellement des licences à de nombreuses entités étatiques, souvent moyennant un prix.
- Une licence papier nécessite un stockage numérique et des processus qui nécessitent souvent plus d’étapes et de saisie manuelle.
- Une licence papier ne vérifie que les faits temporels de la licence originale et laisse le transporteur exposé si le producteur ou le dirigeant a adopté un comportement imprudent ou risqué depuis l’obtention de la licence.
- Les protocoles de licence papier ne reflètent aucune violation signalée par les pays de ce fabricant ou modificateur à la base de données nationale.
- Les licences papier entraînent des retards manuels, des processus sujets aux erreurs et une configuration lente pour les producteurs et les experts de l’ensemble de votre organisation.
- Une licence papier vous expose, vous et votre transporteur, aux dangers de personnages peu scrupuleux.
Ainsi, bien qu’AgentSync puisse faciliter le processus de vérification de licence sur papier, nous préférerions vraiment que vous n’ayez pas à le faire ; Nous sommes une équipe de synchronisation de données numériques jusqu’au bout !
Si vous cherchez des façons dont AgentSync peut soutenir les opérations de votre agence, ou si vous êtes intéressé par la façon dont les transporteurs peuvent passer des processus papier, planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
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