Mais comment cela peut-il être fait correctement, sans sacrifier aucun des avantages des rencontres en face à face régulières ?
Pour Simple KYC, un fournisseur de logiciels de solutions de flux de travail basé à Sydney avec une base de personnel distant dans quatre fuseaux horaires différents, il peut parfois être difficile de gérer les réunions.
“Ce que je ferais, c’est au lieu d’organiser un appel de 30 minutes, de donner le contexte, d’expliquer les choses dès le départ, ce que je ferais, c’est d’enregistrer une vidéo de cinq ou 10 minutes et de donner mon avis ; différentes conceptions sur différents écrans , puis livrés dans leur boîte de réception.”
“Ils en reparleront, puis lorsque nous nous rencontrerons après cela, nous ne nous rencontrerons pas à partir de rien, mais à la place où tout le monde saura quel est le contexte, de quoi nous parlons.”
En tant qu’entreprise ayant des employés en Australie, aux Philippines, en Espagne et en Nouvelle-Zélande, a déclaré Karim, le flux de travail asynchrone était une aubaine.
“C’est un défi que nous devons nous parler au quotidien. Qu’il y ait des commentaires que nous ayons sur les ventes et aussi sur les produits, l’asynchrone est quelque chose que nous avons déjà traité par e-mails et Slack, mais maintenant nous économisons notre temps dans ces réunions.
Gagne-temps
Bien qu’il ne soit pas réaliste d’éliminer complètement les réunions, “ce que nous pouvons faire, c’est que nous pouvons atteindre cette efficacité où nous n’avons de réunions qu’en cas de besoin”, a-t-il déclaré.
Pour de meilleurs résultats lors de l’enregistrement des réunions, a déclaré Karim, il est essentiel de faire passer le message et de communiquer aussi clairement que possible, car le réflexe non verbal inhérent aux interactions en face à face ne se produit pas.
“Vous devez vous assurer que vous communiquez très bien, très clairement pour que tout le monde sache ce que vous voulez dire.”
Une fois qu’une légende est enregistrée, a déclaré Karim, les vidéos peuvent être enregistrées dans une bibliothèque qui peut être visionnée encore et encore.
Tenir compte de l’impact du changement
Alors que le changement peut parfois apporter de nouvelles innovations, il peut être difficile pour certains employés de le faire.
“Il n’est pas surprenant que les organisations continuent de lutter pour perfectionner leurs stratégies de retour au bureau depuis que la pandémie a accéléré les méthodes de travail à distance et hybrides il y a plus de deux ans. Malgré l’acceptation généralisée de ce changement, a déclaré Pia Broadley, présidente APAC de Dropbox. Cependant, cela s’accompagne également de son propre ensemble de défis – du nombre accru de réunions aux nouveaux outils technologiques auxquels s’habituer, en passant par la surcharge des employés.
Broadley a déclaré que les rassemblements peuvent rester un point d’achoppement pour de nombreuses entreprises et que c’est une lutte permanente pour bien faire les choses.
“De nos jours, avoir des réunions interminables est devenu une pratique d’entreprise standard et est devenu une caractéristique majeure de la culture de bureau moderne. Cependant, de nombreux dirigeants ne sont pas conscients que de telles pratiques prennent une grande partie du temps des employés, ce qui réduit le temps dont ils disposent. laissé pour le travail réel, cela oblige souvent les employés à faire des heures supplémentaires pour rattraper les heures perdues.
Elle a dit qu’il est important de penser de manière créative pour aider à soutenir une main-d’œuvre différenciée.
Certaines entreprises ont mis en place des “heures de collaboration de base” dans le cadre de leur mode de travail, garantissant que toutes les réunions sont organisées dans les quatre heures sur différents fuseaux horaires. Il s’agit d’une approche simple et rapide que les entreprises peuvent adopter pour réduire le stress lié aux réunions et réduire l’épuisement professionnel lorsque les employés travaillent à domicile, a déclaré Broadley, et permettent aux équipes distribuées de se protéger des exigences d’une mentalité “toujours active”.
les meilleures pratiques
Il n’est pas surprenant d’entendre que de nombreux travailleurs détestent les réunions, il existe des moyens de s’assurer que le bon nombre de réunions ont lieu et qu’elles restent des utilisations productives du temps des travailleurs.
“Il y a de bonnes réunions et il y a de mauvaises réunions, donc dire que les gens aiment les réunions en général est une simplification excessive car il y a des réunions que nous aimons, et d’autres que nous n’aimons pas”, a déclaré Fahd Al Hattab, fondateur de Unicorn Labs, une entreprise de formation en leadership et de retraites d’équipe.
“Il y a trop de réunions, nous n’aimons pas ça ; et s’il n’y a pas de réunions, nous nous sentons seuls, donc c’est définitivement multispectral.”
Un autre expert a déclaré qu’il était toujours essentiel de décider du type de réunion à organiser.
“La meilleure utilisation d’une réunion est lorsque la nature de tout ce dont vous parlez bénéficie de la consolidation et de l’élargissement des idées des personnes”, a déclaré Brock Hart, directeur de la conception chez Overlap, une société de conseil en conception et de formation à Kitchener. , tante.
Mais cela n’arrive pas toujours, a-t-il déclaré : “Beaucoup de réunions ont tendance à être un moyen de communiquer, et c’est une façon idiote d’utiliser les réunions car tout cela peut se faire de manière asynchrone.”
“Si je dois me tenir à une réunion et vous dire des choses, pourquoi n’enverrais-je pas simplement une vidéo?” dit Hart.